In vielen Vereinen und Verbänden stehen am Anfang des Jahres die Mitgliederversammlungen an. Viele Vereinsvorstände stellen sich derzeit die Frage, ob aufgrund der Corona-Pandemie die Mitgliederversammlung überhaupt durchgeführt werden kann, darf oder muss.

Jeder Verein und Verband muss zunächst seine Satzung hinsichtlich der zeitlichen Vorgabe zur Mitgliederversammlung prüfen. Viele Satzungen sehen vor, die Mitgliederversammlung im ersten Quartal oder zu Beginn des Jahres stattfinden zu lassen. In diesen Fällen ist der Verein/Verband erst einmal gehalten, diese Vorgaben zu erfüllen. Sollte sich in der Satzung der Passus „die Mitgliederversammlung muss mindestens einmal jährlich“ stattfinden, ist der Verein/Verband zeitlich flexibler.

Es kommt in der Satzung allerdings auch ein wenig auf die Formulierung an. Manchmal beziehen sich Regelungen etwas zweideutig auf den Zeitpunkt der Einberufung (also ggf. nur der Einladung) und nicht auf den Zeitpunkt der Durchführung. Zu berücksichtigen ist, dass das jeweilig zuständige Gremium (z.B. Vorstand) einen Beschluss über die weitere Verfahrensweise trifft.

Die Absage oder Verschiebung der Mitgliederversammlung sollte von bestimmen Faktoren abhängig gemacht werden – dabei müssen dies überragende Gründe des Gemeinwohls oder aber höherrangige Interessen des Vereins/Verbandes sein, wenn dies satzungsdurchbrechend erfolgen soll. Hierbei ist auch das Prinzip der Verhältnismäßigkeit zu beachten. Eine Vertagung für kurze Zeit wiegt weniger schwer als ein vollständiger Ausfall in einem Jahr.

Folgende Kriterien sollten u.a. zusätzlich beachtet werden:

Wie viele Menschen kommen zusammen und haben diese Menschen besondere Risikofaktoren (z.B. Vorerkrankungen)? Es sind daher vorher die Anzahl der Teilnehmer und die Möglichkeit, ob die Teilnehmerzahl eventuell im Vorfeld reduziert werden könnte, zu prüfen.

Des Weiteren ist zu prüfen, ob die Art der Veranstaltung risikogeneigt sein kann. Das heißt, sind die Kontaktmöglichkeiten der Teilnehmer hoch und wie sehen die räumlichen Gegebenheiten aus (z.B. Größe des Raumes, regelmäßige Belüftung, ausreichende Möglichkeiten für die Handhygiene).

Die Länge der Veranstaltung sollte ebenfalls beachtet werden. Je länger die Veranstaltung dauert, desto höher ist das Risiko.

Für alle Veranstaltungen gilt grundsätzlich die Risikoabwägung durch den Veranstalter.
Sollten Sie nach Prüfung aller Punkte zu dem Entschluss kommen, die Mitgliederversammlung absagen zu müssen, informieren Sie Ihre Mitglieder und teilen gleichzeitig mit, dass die Mitgliederversammlung voraussichtlich noch in 2020 stattfinden wird. Von der Nennung eines festen Datums wird derzeit abgeraten, da leider nicht absehbar ist, wie sich die Lage weiterentwickelt. Wichtig ist aber, alle Gremien des Vereins/Verbandes einzubinden und größtmögliche Transparenz zu wahren. Die Rechte auf Mitgliederversammlung und Wahlen sind sehr wichtige demokratische Teilhaberechte, die nicht leichtfertig beschnitten werden dürfen. Gerade Einzelfallabwägungen sollten daher mit Augenmaß und auf Basis guter Gründe getroffen werden. Dies wird auch die Akzeptanz bei der Mehrheit der Betroffenen erhöhen.

Hinsichtlich der Kosten (z.B. Catering, Örtlichkeit, Rahmenprogramm) ist zu prüfen, bis zu welchem Zeitpunkt kostenfrei storniert (zeitlich gestaffelte Rücktrittsfristen) werden kann.

Wahlen
Steht die Wahl von Vorstandsmitgliedern aufgrund der abgelaufenen Amtszeit an, müssen die Wahlen durchgeführt werden. Das Erfordernis der Durchführung der Mitgliederversammlung ist somit gegeben, wenn nicht andere, überragende Gründe dem entgegenstehen. Dies können gesundheitliche Aspekte durchaus sein, allerdings nur dann, wenn sie eine gesellschaftliche Dimension erreicht haben. In der jetzigen Situation kann man davon ausgehen, dass aufgrund der derzeitigen Entwicklung eine solche nicht mehr auszuschließen ist.

Findet sich in der Satzung die Regelung, dass Vorstandsmitglieder im Amt bleiben, bis ein neuer Vorstand gewählt ist oder ein neuer Vorstand ins Vereinsregister eingetragen wird, kann der bisherige Vorstand zunächst im Amt verbleiben.

Haushaltsplan
Soll die Mitgliederversammlung den Haushaltsplan beschließen, dürfte in der Regel ein Entwurf erstellt worden sein, der der Versammlung zur Abstimmung vorgelegt wird. Es ist überlegenswert, im Falle einer Absage einen Vorstandsbeschluss zu fassen, dass vorläufig auf der Grundlage des Entwurfes zu handeln ist und auf der späteren Mitgliederversammlung den Beschluss zu fassen, den Haushalt nachträglich zu genehmigen. Im Idealfall wird den Mitglieder der Entwurf übersandt mit der Bitte (innerhalb einer zu setzenden Frist) Anregungen oder Hinweise zu erteilen, die in einen Beschluss des Vorstands zur Anwendung eines vorläufigen Haushaltsplans mit einfließen.

Hinweis:
Vor Ihrer Entscheidung sollten Sie sich auf den Seiten des Robert-Koch-Instituts (https://www.rki) informieren. Auch die örtlichen Gesundheitsämter stehen für Rückfragen zur Verfügung. Ihr zuständiges Gesundheitsamt finden Sie hier: https://tools.rki.de/PLZTool/